Excelを効率的に使う超便利テクニック＆関数とVBAも少し（初心者向け）

ショートカットキーで時短技
かんたん操作で便利技
エクセルの専門用語と機能
関数について
VBAも少し

ショートカットキーで時短技

Excelを効率化する超便利なテクニックには、ショートカットキーの活用、フラッシュフィル、クイックアクセスツールバーへの登録、SUM関数の利用などがあります。特に、データ選択や移動にCtrl + 矢印キーとCtrl + Shift + 矢印キー、書式設定にCtrl + 1、日付入力にCtrl + ;などのショートカットキーは作業時間を大幅に短縮できます。

Ctrl+hで検索と置換

文字を検索し、別の字に置換します。例えば「男」の字をすべて「男性」に置換など。
※消去する場合は置換後の文字列を空白にします。

Windows+Shift＋Sで部分スクリーンショット

これはエクセルに限らずWindowsで部分スクリーンショットを使いたいときに利用できます。上の説明のエクセル表はこれでスクリーンショットしました。保存する場合は、自分の好きな名前を付けて保存してください。

Windows + Shift ＋ S

Alt+↓でプルダウン入力

表の上に入れている値がプルダウンで出てくる。その中から選択して簡単入力！

Alt+↓　カラムのセルの値をプルダウン

Ctrl＋Enterで一括入力

次の３種類の便利な使い方があります。

①複数セルに一括入力
最初にCtrl+セルで入力する場所を複数選択しておく。最後のセルで男性などと入力すると、先ほど選択したセルにすべて男性と入る。
※空白セルを全部選択したい場合は範囲を決めてF5で、ジャンプ機能→セル選択→空白セル。

②入力後にセルを固定
セルに入力後Enterを押すとアクティブセルが下に移動するが、Ctrl+Enterだとそのままになる。

③書式を崩さず入力
エクセルが勝手に書式を引き継いじゃう場合がありますが、Ctrl+Enterでこれを無視することができます。
※書式を引き継ぐ条件：上5セルのうち３つ以上が同じ書式の場合など

Ctrl+￥でデータ比較

対象範囲をかこった後にCtrl+￥すると、左右違う文字列が色がついて表示されます。

Ctrl+￥

Shift+Alt+＝で縦横一発計算

上下左右の表計算の場合「Sum関数」を使いますが、範囲を選択しShift+Alt+＝を押せば一発計算できます。
自動的に各セルに「Sum関数」を入れてくれます。

「Shift」+「Alt」+「＝」

Ctrl+A、Ctrl+１で邪魔な＃＃＃#を出さない

表の一つのセルを選択してCtrl+A、Ctrl+１で書式設定を開く。「配置」で「縮小して全体を表示する」にチェックを入れてOKを押します。

Ctrl+A
Ctrl+1

Ctrl+Eで魔法の入力フラッシュフィル

1つのセルの文字を変更すると、後は自動的に類推して同変更を全セルにしてくれます。
「氏名を姓名に分ける」「郵便番号をむき出す」「郵便番号中の-を削除する」時など応用が利きます。

Ctrl+Tで表をテーブル化

表をテーブル化するには、表内のどこか1つのセルを選択し、キーボードの [Ctrl] + [T] を押します。すると「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されるので、範囲が正しいか確認して「先頭行を見出しとして使用する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

テーブル化できるとデータ追加で数式が引き継がれたり、スライサーを使えたりします。

Alt+ｗ+E+Fで選択セルを見やすく

選択したセルの上下に色がついて、プレゼンの時など見やすくできます。

Alt+ｗ+E+Fを順に押す

Alt+Shift+↑で難しい漢字に読み仮名

読めない漢字を調べる時に便利

Alt+Shift+↑

かんたん操作で便利技

セルの値の後ろに追加

エクセルの表は見た目が大事です。文字列がきちんと揃っていることできちんとした表に見られます。
文字列の後に「様」の字を右寄せして揃えたり、数値の後ろに「点」「kg」などを揃えて付けたりします。

対象のセルを選択し、Ctrl+1→セルの書式設定→ユーザー定義
●文字列の場合「@* “文字”」
●数値の場合「0″文字”」

セルが崩れないよう固定化しよう

ハンコの押印欄などセルの形がぐずれないように固定化します。
まず押印欄をCtrl+Xで切り取り、別のセルにCtrl+Vで貼り付けます。
もう一つ別のところにCtrl+Vで貼り付け、その他の「貼り付けオプション」の「リンクされた図」を選択。
これを元のところに戻すと「リンクされた図」になるので、列の幅を変えても押印欄は固定されます。

PDF一発取り込みの技

データ→データの取得（左上）→ファイルから→PDFから、読み込みたいPDFファイルを選びインポートします。中身を確認して「読み込み」を押して完了です。

※PDFがエクセルで作成されたものに限ります。

※Excel 2019では不可です。「PDFから」機能は Excel 2021以降または Microsoft 365版Excel にのみ搭載されています。

代替方法（Excel 2019でPDFを読み込む方法）

✅ 方法①：Adobe Acrobatを使って変換
PDFをAdobe Acrobat（有料版または体験版）で開く
メニューから [ファイル] → [書き出し形式] → [スプレッドシート] → [Microsoft Excelブック] を選択
変換したExcelファイルをExcelで開く

✅ 方法②：無料オンライン変換ツールを使う
以下のようなサイトでPDFをExcelに変換できます：
Smallpdf
iLovePDF
PDF24 Tools

データの入力規則でプルダウン楽々入力

Excelのプルダウン（ドロップダウンリスト）は、「データ」タブの「データの入力規則」から設定します。プルダウンさせたいセルを選択し、「入力値の種類」を「リスト」にして、「元の値」に表示させたい項目を半角カンマで区切って入力するか、あらかじめ用意したリスト範囲を選択します。

用紙ぴったりに印刷する裏技

印刷から「シートを1ページに印刷」を押します。
ページ設定で「ページ中央」の水平と垂直にチェックを入れ、余白を全て０にします。
さらに調整したい場合は、右下のセル調整ボタンを押してセル横幅調整をします。

式や関数はAIに任せろ！

AIのCopilotを使えば関数はもう覚えなくていいです！　例えばCopilotのプロンプトに「B列と連動するような曜日をC列に入れたい」などと入れれば、対応する式や関数を表示してくれるので、指示するセルにコピペをすればよい。あと下のセルは、オートフィル機能を使ってAIで作ったセルの式をコピーします。

Copilotへ「B列と連動するような曜日をC列に入れたい。スタートはC列から」
以下がCopilotからの回答です。テキスト関数で作ってくれました。

C列に以下のような数式を入れると、B列の日付に対応した曜日が表示されます。
曜日を日本語で表示する場合の式
=TEXT(B2,”aaa”)
aaa → 「月」「火」「水」などの略称
aaaa → 「月曜日」「火曜日」などのフル表記
ddd → 英語で表示する場合

エクセルの専門用語と機能

オートフィルとは？

Excelのオートフィルとは、セルに入力されたデータに基づいて、連続するデータや数式を自動でコピー・入力する機能です。フィルハンドル（セルの右下にある小さな四角）をドラッグするか、ダブルクリックすると、数字、日付、曜日、数式などが規則に従って自動的に拡張されます。

フラッシュフィルとは？

Excelのフラッシュフィルとは、入力済みのデータから法則性を自動的に見つけ出し、残りのセルに同じパターンでデータを入力する機能です。これにより、データ分割、結合、加工などが関数を使わずに簡単に行え、作業効率を大幅に向上させることができます。ショートカットキーは Ctrl + E です。

また、[データ] タブから実行することもできます。
[データ] タブに移動します。
[データツール] グループ内にある [フラッシュフィル] をクリックします。

スライサーとは？

Excelのスライサーとは、ピボットテーブルなどのデータを、ボタンをワンクリックするだけで直感的に絞り込める機能です。一般的なフィルター機能と異なり、視覚的なボタン操作で素早くデータを抽出したり、複数の条件を組み合わせたりできる点が特徴です。スライサーの挿入方法は、テーブル化してある表のセルのどこかを選択した状態で、「挿入」→「スライサー」を選択

データ抽出:「ある曜日だけを見たい」（抽出前）

関数について

最もよく使われる関数

SUM関数: 指定した範囲の数値の合計を計算します。
AVERAGE関数: 指定した範囲の数値の平均を計算します。
IF関数: 条件が真か偽かによって、異なる結果を返します。
VLOOKUP関数: 指定した範囲で、検索値に一致する行のデータを検索し、その行の別の列の値を表示します。

次によく使われる関数

COUNT関数: 数値の個数を数えます。
MAX関数 / MIN関数: 指定した範囲の最大値または最小値を求めます。
SUMIF関数: 条件に一致するセルの合計を計算します。
COUNTIF関数: 条件に一致するデータの個数を数えます。
ROUND関数: 数値を四捨五入します。

VLOOKUP関数の使い方

ExcelのVLOOKUP関数は、指定した範囲の1番左の列から検索値を完全一致または近似一致で探し、見つかった行の指定した列にある値を返す関数です。基本的な使い方は、=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索方法])という構文に従います。[検索方法]には完全一致のFALSE（または0）を指定するのが一般的です。

VBAも少し

VBAを実行（作成）する手順

Excelを開く。
「Alt + F11」でVBAエディタを開く。
「挿入」→「標準モジュール」を選択。
VBAのコードを記入または貼り付ける。
「F5」キーで実行。

データ参照・変更 (Rangeオブジェクト)

Rangeオブジェクトは、セルやセル範囲を指定するためのVBAの基本的な機能です。Range(“A1”).Value = “テスト”のように、特定のセルに値を入力したり、Range(“A1:C5”).ClearContentsのようにセル範囲のデータを削除したりするために使います。

vba’ 例：A1セルに値を入力する

Sub test01()
Range("A1").Value = "テスト"
End Sub

繰り返し処理 (Forループ)

同じ処理を繰り返し実行するためにForループが頻繁に使用されます。例えば、特定の範囲のセルをすべて読み取ったり、条件に合致する行をすべて処理したりする場合に役立ちます。

vba’ 例：A1からA5までのセルに連番を入力する

Sub test02()
Dim i As Integer
For i = 1 To 5
Range("A" & i).Value = i
Next i
End Sub

条件分岐 (If文)

特定の条件に基づいて、実行する処理を振り分けるためにIf文が使われます。
If Range(“A1”).Value > 10 Then … End Ifのように、セルの値が\(10\)より大きい場合にのみ特定の処理を実行する、といったケースで使われます。

vba’ 例：A1セルの値が10より大きい場合、B1セルの値を2倍にする

Sub test03()
If Range("A1").Value > 10 Then
Range("B1").Value = Range("A1").Value * 2
End If
End Sub