Microsoft社が提供するクラウドストレージサービス「SharePoint Online」は、企業内の部署やプロジェクト単位で、ファイル・情報共有が簡単に行える大変便利なツールです。
※この記事は作成途中です。
SharePointとは
ファイル共有を主な目的として使われることの多いSharePointですが、実は複数人のメンバーで同時閲覧・共同編集ができたり、ファイル内の文章まで検索対象に含めることができたり、社内掲示板として利用できたり、ワークフローを構築できたり、アンケートを作成できたりと、少し意外な機能も持ち合わせていることはご存知でしょうか？
SharePointは、チームでのファイル・情報共有に多く利用されますが、クラウド上にデータを長期間保存できるオンラインストレージサービスとしても運用することができます。
似たようなサービスとして「OneDrive」がありますが、SharePointが組織向けのストレージサービスなのに対し、OneDriveは個人用のファイルストレージとしての用途が一般的です。
SharePointでできること
SharePointでは何ができるのか、主な機能8つを見ていきましょう。
ポータルサイト作成
SharePointでは、会社全体で1つではなく、チームや部署、プロジェクトごとに、情報共有や共同作業を行うためのポータルサイトを何個でも作成することができます。SharePointのメインとも言える機能です。
社内全体で情報共有を行うポータルサイトがたった1つしかないと、情報が入り乱れてしまう心配があったり、重要な機密情報が別の部署に漏れてしまったり、誰かに不要な情報を盗み見られてしまったりなど、さまざまなトラブルに発展する可能性があります。
部署やチーム、プロジェクトの特性に応じて、利用者を細かく分けたポータルサイトを作ることで、セキュリティの観点からも安心して情報共有を行えるようになります。
サイトは、あらかじめ用意されているデザインテンプレートやカスタマイズ機能を活用して、簡単・お手軽に作成することができます。
ファイル同時閲覧・共同編集
SharePointのサイトにアップロードされたファイルは、複数人の社員が同時に閲覧・編集することができます。
この機能があれば、作成したファイルを相手にわざわざメールやチャット等で送らなくても簡単に情報共有が行えるほか、共有の際によくありがちな「誰かがファイルを開いて（編集して）いるためロックがかかっている」という状態に陥る心配もありません。
また、ファイルには常に最新のデータが反映されるため、会議やミーティングの中で話を進めながらリアルタイムに資料を更新していくという使い方もできます。
リモートワーク下でメンバー同士が共同で作業するような場面では、特に重宝する機能です。
ドキュメント管理
SharePointでは、社内のファイルサーバーと同じように、ポータルサイト上でさまざまなドキュメントや画像などを管理することができます。
データの保管や情報共有が行えるストレージ容量は「基本容量1TB＋10GB×ユーザー数」、アップロードできるファイルのサイズ上限も250GBと、かなりサイズが大きいデータでも問題なく保存が可能です。
また、ファイルのバージョン履歴も自動的に管理してくれるため、誤って更新してしまったデータを元に戻したい場合などは、変更履歴を追跡して過去のバージョンに復元することもできます。
ワークフロー構築
SharePointでは、従来の紙ベースで行っていたアナログな申請や承認をデジタル化・自動化し、システム上ですべて完結するワークフローを構築することができます。
これにより、日々の業務効率化やミスの削減、業務フローの簡素化などが実現でき、申請者と承認者双方の負担や手間を大幅に軽減できます。
情報の全文検索
SharePointには、ドキュメントライブラリやサイト内にある情報を一括で検索できる機能が備わっています。
ファイルのタイトルだけではなく、ファイル内に書かれている文字やファイル作成者・変更者の名前、ファイルの種類なども検索対象となるため、ほんのちょっとした手がかりさえあれば、目的のファイルをすぐに見つけることができます。
リスト作成
SharePointでは、「リスト」と呼ばれる機能により、顧客の連絡先やアンケート調査の結果などの情報をデータベース化し、一元管理することができます。
共有されたリストは、ファイルと同じように複数のメンバー間で同時に閲覧・編集できるほか、必要な情報のみを表示できる「ビュー機能」や「フィルター機能」、「並べ替え機能」も搭載されており、Excelに似た使い心地で違和感なく操作することができます。
なお、SharePointのリスト機能は、それ自体を単体のアプリとして進化させてできたMicrosoft 365アプリケーションの1つ、「Microsoft Lists」と連動しています。
SharePointのサイトにアクセスしなくても、リスト機能だけを手軽に利用できるようになった「Microsoft Lists」の使い方については、以下の記事をご参照ください。
アンケート作成
SharePointにはアンケート機能も付いており、作成・送付・回収・集計まで一括して行うことができます。
アンケートは、多肢選択式や自由回答形式などさまざまな回答方法が用意されているほか、記入画面もシンプルで入力しやすく、集計作業もアンケート結果をExcel形式でエクスポートして行えることから、作成者・回答者・集計者ともに使いやすくなっている点が特徴的です。
他のOfficeツールとの連携
SharePointはMicrosoft社の製品ということもあり、Microsoft社が提供する他の製品と簡単に連携できる点が大きな特徴です。
例えば、SharePoint上でWordやExcelのファイルをそのまま確認・編集したり、Outlookのスケジュールと連携させたり、Microsoft Teamsと連携してTeams上でもファイル管理を行えるようにするなど、活用の幅を広げて業務効率化・スピードアップにつなげることができます。
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